舉報政策

1. 背景

漢思能源有限公司（「本公司」）及其附屬公司（「本集團」）致力追求及秉持公開、正直、問責及商業道德的最高標準。

本集團鼓勵所有員工採取良好和適當的商業道德，並及時報告任何或涉嫌的內部不當、不道德、瀆職、欺詐、貪污和/或任何非法行為、對公眾或環境的危險（統稱「舉報事項」）。

本舉報政策（「本政策」）的目的是為僱員及第三方（「舉報者」）提供正式的溝通渠道，以提出或報告與本集團或其僱員以本集團僱員的身份作出的舉報事項，並使本集團能夠採取適當的行動，以盡量減少中斷和損害的影響，並防止未來再次發生。

2. 範圍

本政策適用於所有僱員以及任何其他可能希望在本公司與其相關的任何問題上提出舉報的人士。

集團內的董事、高級管理層及所有僱員（「僱員」）以及其他人士（例如顧客、代理、承包商及供應商，統稱「第三方」）在與集團進行相關的交易或活動時，應警惕及遵循本政策的基本原則以報告舉報事項。

3. 管治

3.1 本公司審核委員會（「審核委員會」）由本公司董事會（「董事會」）授權，全面負責舉報機制，包括對本政策的執行、監督和檢討其有效性。
3.2 本政策的日常管理責任授權予集團審核委員會主席，彼亦獨立於本集團日常營運。
3.3 審核委員會應審閱審核委員會主席提交的報告，並向董事會提出建議以供進一步審閱和採取行動。
3.4 對於與審核委員會主席有關的舉報事項，審核委員會可以就對審核委員會主席提出的舉報事項進行查詢。
3.5 如果舉報事項可能構成刑事犯罪，審核委員會有權自行決定尋求內部和/或外部法律意見。
3.6 在適當的情況下，審核委員會可以自行決定將此事報告給監管部門或政府執法部門進行調查。

4. 對舉報者的保護

4.1 在本制度下，善意舉報者作出真實的舉報應受到公平對待。即使指控未能成立，本集團亦會致力保護舉報者。「善意」是指舉報者有合理依據相信舉報事項乃真實並基於誠實而作出舉報，而非為了個人利益或其他有惡意的動機。
4.2 管理層需支持並確保所有舉報者能安心地提出舉報。而舉報者也應得到保障，免受不公平解僱、傷害或不合理處分，他們的身份亦應處以保密。
4.3 任何僱員以任何形式向作出真實舉報的善意舉報者進行傷害或報復，將受到紀律處分。此類報復的形式包括但不限於：解僱、停職、降級、懲罰性調動、喪失或減少補償待遇或是機會、騷擾或者任何歧視性對待。本集團將進一步保留對任何向善意舉報者作出傷害或威脅報復的人（僱員或第三方）採取適當行動的權利。
4.4 相反，若舉報者惡意提供錯誤報告，或涉及不可告人之動機或個人利益，本集團將保留對任何惡意舉報人（僱員或第三方）的追索權，以彌補損失。

5. 保密

本集團將竭力保密舉報者的身份及其舉報事項。為免向嫌疑人泄密或妨礙调查，任何人（包括舉報者在內）都應對舉報案件、舉報的詳情和調查的細節（例如：已提交舉報的事件、舉報的性質及任何牽涉舉報或調查相關人員的身份）嚴格保密。在若干情況下，如需遵循相關法律及法規或相關執法機關調查而披露舉報者的身份，本集團將提前通知舉報者及確保舉報者不會遭受傷害。

6. 報告

舉報者無需為舉報事項提供絕對證據，但本集團鼓勵舉報者盡可能地提供事項詳細資料，以促進評估和調查工作。本集團鼓勵舉報者的善意舉報，即使指控未經過調查證實。

本集團接受匿名舉報，並鼓勵舉報者盡量提供充足的具體資料以進行有效的調查。

6.1 可舉報事項
視作可舉報事項的活動包括但不限於：
  • 刑事犯罪、非法行為或審判不公，包括詐騙和貪污；
  • 不遵守法律法規；
  • 損害或違反本集團的政策或指引；
  • 與會計、財務報告、內部控制和審計事項有關的不當或詐騙行為；
  • 濫用或挪用本集團的財產或資源；
  • 任何損害僱員或持份者健康和安全的行為；
  • 不當使用或洩露機密或敏感信息； 及/或
  • 故意隱瞞上述任何情況。
6.2 舉報渠道
如舉報者欲提出舉報，可透過以下方法向審核委員會主席提交附件(1)所示之舉報表格及補充資料（如有）：
(1) 透過電郵給審核委員會主席：CG@hansenergy.com.hk
(2) 郵寄給審核委員會主席：香港灣仔港灣道25號海港中心26樓2608室
(3) 致電給審核委員會主席為確保於郵遞過程中保密，請使用密封信封郵遞，並註明「私人及密件 – 只供收件人拆閱」。收悉確認書將會於收到舉報後的 5 個工作天內根據舉報者提供的聯繫方式發送給舉報者。
6.3 業務單位作出的舉報
業務單位可以根據各自行業慣例維持其舉報程序。 然而，由業務單位發現並已證實的詐騙和舉報成立的所有案件，不論解決與否及其嚴重程度，都必須立即通過公司内部的舉報渠道向集團審核委員會報告，以評估是否有需要進行下一步流程。有關的舉報案件亦應在及後的定期内部控制自我評估活動內進行披露。業務單位應提供調查結果和有關證明文件，以及補救措施的執行情況。 所有職能部門，都應遵守上述的做法。

7. 調查

調查的目的是確認所舉報事項是否屬實，促使本集團能進一步採取適當的行動， 以減低事件帶來的影響及破壞，並預防事件再次發生。

7.1 調查程序
(i) 通過電話或口頭方式收集的資訊，應當在收到資訊之日起7 個工作天內以客觀的方式書面敘述；

(ii) 審核委員會主席應在收到舉報事項的資訊後14 個工作日內開始進行調查；

(iii) 審核委員會主席將評估所收到的舉報事項，並決定調查的方法及調查負責人。調查的形式和時間可能會因舉報事項的性質和特定情況而有所差異。欠缺足夠資訊和/或聯繫方式的舉報可能會延誤或阻礙進一步的調查。

(iv) 收集與舉報事項有關的資訊應客觀記錄並妥善歸檔以備將來參考。這應包括但不限於：

  • 所有查詢的日期、時間和地點；
  • 受訪者；
  • 調查期間接收、收集或整理的採訪記錄、資訊或文件；
  • 收到的外部建議（如果有）；
  • 與外部各方（包括監管或政府執法部門）進行報告或溝通；
  • 結論和建議；
  • 向審核委員會提交報告草案；及
  • 審議調查結果的會議紀要和提交給審核委員會的報告草稿及其任何修正，應得到審核委員會主席的認可，表明調查已完成。

(v) 有需要時，審核委員會主席可自行決定尋求內部和/或外部法律意見，或可任命適當的外部方（例如審計師、項目專家）進行或協助調查。

(vi) 如果審核委員會認為有需要，在調查開始後的一個月內，審核委員會主席應向審核委員會提交一份中期報告（如果調查尚未完成）或一份正式報告（如果調查已完成），以供其審查並採取進一步行動。

(vii) 調查人員或會聯繫舉報者和/或任何相關人士以進行採訪和/或溝通，舉報者和/ 或相關人士應予以配合，提供真實的信息並予以嚴格保密。 出於調查目的，舉報事項的性質和特定情況或會根據實際的法律和監管要求進行披露。

(viii) 內部調查不應阻礙執法機構作任何進一步的調查。一旦有合理的刑事犯罪嫌疑， 應向相應的執法機構報告。在特定情況下，當審核委員會主席認為合適，亦會把案件轉介相關執法機構或監管機構，例如香港警務處、廉政公署和證券及期貨事務監察委員會。倘案件事宜移交當局，本集團將無法就該案件採取進一步行動。
7.2 調查結果
審核委員會主席會向審核委員會報告每一個案的調查結果及相應行動。審核委員會會檢討調查結果及相應行動是否適當。

就非匿名的舉報，在合理可行且不影響任何保密和隱私考量的情況下，調查結果亦應發送已識別的舉報者。如舉報者對調查結果有異議，可以提供相關新的重要資訊並提出上訴。審核委員會主席會根據具體情況 (例如：根據新的重要資訊和記錄的可用性) 保留重開調查的酌情權。
7.3 記錄保留
所有舉報案件均記錄在舉報登記冊中。案件的詳情、證明文件、調查結果和適用的跟進行動也應妥善記錄。記錄應由調查完成之日起至少保存 7 年，或遵循適用的政策、法規或法例的期限，以時限更長者作准。

8. 維護本政策

本政策由審核委員會薦舉，並且已獲董事會審批及進行最少每三年一次檢視。如有任何修改或更新，必須由董事會審批方可實行。

舉報表格

二零二二年十一月十八日